Datenschutzerklärung

der

Santner Immobilienberatung GmbH

Hütteldorfer Straße 52, 1150 Wien

(im Folgenden als „wir“ oder Verantwortliche bezeichnet)

 

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und Ihrer Privatsphäre ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen [Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27.04.2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (DSGVO), Datenschutzgesetz 2018 (DSG 2018), Telekommunikationsgesetz 2003 (TKG 2003)]. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit personenbezogenen Daten, insbesondere betreffend Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten, sowie die datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte von betroffenen Personen. Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, anhand derer eine Person unmittelbar oder mittelbar identifiziert werden kann. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nützen wir ausschließlich modernste Sicherheitsstandards.

 

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinn der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist die

Santner Immobilienberatung GmbH

Hütteldorfer Straße 52

1150 Wien

pascal.locher@santner.at

+43 1 789 01 01 66

 

2. Personenbezogene Daten, die wir gegebenenfalls verarbeiten

Die folgenden Datenkategorien können erfasst und verarbeitet werden:

a) Identifizierungsdaten, z. B. Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Fotos (Ausweise), Objektdaten,

b) Anschriften und Kontaktdaten, z. B. Postanschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, organisatorische Daten wie etwa Unternehmen/Organisation, Abteilung, Funktion

c) Berechtigungen und ihre Nutzung, z. B. IP-Adressen oder Benutzerkonten für online-Dienste, genutzte betriebliche Anwendungen

d) Kontodaten  

e) Aktivitäten, Aufgaben und Tätigkeiten, z. B. Lebenslauf und Daten zu Ausbildung

 

Datenverarbeitung zu allgemeinen Zwecken

Wir verwenden und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Allgemeinen für folgende Zwecke:

Kommunikation, zwecks Kontaktaufnahme, Klärung von Fragen, Austausch von Informationen oder Terminvereinbarungen (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) b) DSGVO)

Dokumentation, von Besprechungen (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) f) DSGVO; berechtigtes Interesse: Verwaltung und Dokumentation)

Beschwerdemanagement und Beilegung von Streitigkeiten, Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) f) DSGVO, berechtigtes Interesse: Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen)

Erfüllung von Meldepflichten, aus dem Baurecht, Gewerberecht, Steuerrecht, Strafrecht, etc.(Rechtsgrundlage: Art 6 (1) c) DSGVO)

Abwicklung des Bewerbungsverfahrens, Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) b) DSGVO)

 

Im Hinblick auf Geschäftspartner, z. B. Hauseigentümer, Wohnungseigentümer, Mieter, Kunden oder Dienstleister können solche Daten zudem für folgende Zwecke verwendet werden:

Abwicklung von Transaktionen, z. B. Zahlung, Rechnungsstellung und Vertragsmanagement im Rahmen der Eigentümervertretung und Mieterbetreuung (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) b) DSGVO)

Berechtigungs- und Identitätsmanagement für elektronische Dienste, darunter technischer Support und Fehlerbehebung (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) f) DSGVO; berechtigtes Interesse: Gewährleistung der Systemsicherheit und Gefahrenabwehr)

Administrative Kommunikation, z. B. Durchführung von Verwaltungsaufgaben, Dokumentation von Wohnungsübergaben und Vereinbarungen ( z.B. Besichtigungsberichte), Registrierungsfunktion, Benutzerkonto, Kontoverwaltung, Abwicklung Beschwerdemanagement und Kundenbetreuung, (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) a), b) und f) DSGVO; berechtigtes Interesse: Sicherstellung effizienter Kommunikation und Vertragsabwicklung)

Bereitstellung von (Marketing-)Informationen und angeforderten Diensten (Rechtsgrundlage: Art 6 (1) a), b) und f) DSGVO; berechtigtes Interesse: Unternehmenspräsentation und Öffentlichkeitsarbeit)

Soweit wir nicht aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung (Art 6 (1) c) DSGVO) dazu angehalten sind, Ihre Daten zu verarbeiten, ist die Bereitstellung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken grundsätzlich freiwillig. Sollten Sie uns Ihre Daten jedoch dafür nicht zur Verfügung stellen wollen, können wir keine Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingehen und unsere vertraglichen Verpflichtungen nicht erfüllen (Art 6 (1) b) und f) DSGVO).

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Als Kunde sind Sie verpflichtet, uns Änderungen im Hinblick auf Ihre Daten mitzuteilen. Ohne diese Daten müssen wir in der Regel den Abschluss eines Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen oder können einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen und in Folge beenden.

 

3. Erhebung von Daten auf der Website

Die Nutzung der Website www.santner.at ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Mit dem Aufruf der Website werden standardmäßig eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen erfasst, wie etwa Datum und Uhrzeit des Zugriffs oder IP-Adresse, die in den Logfiles des Servers gespeichert werden. Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Vielmehr werden diese Daten verwendet, um die Funktionsfähigkeit und Verbesserung der technischen Systeme sicherzustellen sowie einem Missbrauch der Website vorzubeugen oder einen solchen zu entdecken.  

 

4. Verwendung von Cookies

Beim Besuch der Website www.santner.at werden grundsätzlich keine Cookies verwendet. Lediglich für die Nutzung unseres Kundenportals kundenportal.santner.at verwenden wir Session Cookies, die notwendig sind, um den Zugriff auf den Kundenbereich zu ermöglichen. Diese temporären Cookies verweilen ab Ihrem Login bis zum Verlassen unseres Kundenportals in der Cookie-Datei Ihres Browsers und verlieren nach Ausstieg aus dem Kundenportal automatisch Ihre Gültigkeit.  

 

5. Registrierung von Benutzern

Die im Rahmen der Registrierung auf kundenportal.santner.at oder in der mobilen Applikation puck vom Nutzer eingegebenen Daten werden für die Zwecke der Nutzung des Angebotes verwendet. Die Verantwortliche speichert die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten mit Einwilligung als persönliches Profil, so dass Sie sich bei zukünftigen Besuchen der Website mit Ihrem Benutzername und Passwort anmelden können. Diese Daten gewährleisten, dass nur Sie Zugang zu Ihrem Profil haben. Das Passwort kann von der Verantwortlichen nicht eingesehen werden. Die Profildaten können aber jederzeit von Ihnen eingesehen und aktualisiert werden.

 

6. Nutzung der puck app

Nutzen Sie die mobile puck – app und/oder kommen in der Liegenschaft puck Hardwarekomponenten zum Einsatz (z.B. puck BOARD, puck BOX, puck DOOR, etc.) werden personenbezogene Daten zur Vertragserfüllung, zur Kommunikation und Information verarbeitet. Die rechtliche Grundlage liegt hier in der Vertragserfüllung und im berechtigten Interesse an einer effizienten Kommunikation und Geschäftsabwicklung. Sollte Ihre Einwilligung zu einer Datenverarbeitung nötig sein, holen wir gesondert Ihre Zustimmung ein. Kundenbezogene Daten werden zur Kundenbetreuung gespeichert und verarbeitet und nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

 

Art der Daten	Zweck der Datenverarbeitung	Kreis der Betroffenen
Mieter und/oder Wohnungseigentümer Kontaktdaten und Objektdaten (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Anschrift, Topnummer, Kundennummer)	Die Daten werden zum Zweck der (elektronischen) Kommunikation im Zusammenhang mit den dem Kunden bereitgestellten Systemen verwendet.	Mieter und/oder Wohnungseigentümer
Mieter und/oder Wohnungseigentümer Vertrags- und Abrechnungsdaten	Die Daten werden zum Zweck der elektronischen Bereitstellung im Zusammenhang mit den dem Kunden bereitgestellten Systemen verwendet.	Mieter und/oder Wohnungseigentümer
Mitarbeiter Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Rolle, E-Mail, Telefon, Zugriffsprotokolle)	Die Daten werden zur Erstellung eines Benutzeraccounts auf dem System von puck sowie im Zusammenhang mit der Bereitstellung der vom Kunden genutzten Systeme benötigt. Nur die Daten jener Mitarbeiter mit Zugang zum System von puck werden verarbeitet.	Mitarbeiter des Kunden
Dienstleister Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Anschrift)	Die Daten werden zum Zweck der elektronischen Kommunikation zwischen dem Kunden und seinen Dienstleistern im Zusammenhang mit den dem Kunden bereitgestellten Systemen verarbeitet.	Dienstleister (z.B. Handwerker)
Daten in Zusammenhang mit dem puck BOARD	Die Daten werden zum Zweck der Verwaltung und Zurverfügungstellung des puck BOARD verarbeitet.	Personen, deren personenbezogene Daten auf dem puck BOARD ausgespielt werden
Daten in Zusammenhang mit integrierter Hardware (zB puck BOX oder puck DOOR)	Die Daten werden zum Zweck der Interaktion der puck app mit den kompatiblen Hardware Komponenten des Kunden verarbeitet.	Mieter und/oder Wohnungseigentümer Dritte Personen, die mit den Hardware Komponenten interagieren

 

 

 

7. Speicherdauer der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit erforderlich, für die Dauer der Geschäftsbeziehung (Anbahnung, Abwicklung und Beendigung eines Vertrages) sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderen aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zudem beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die beispielsweise nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) in der Regel 30 Jahre, in bestimmten Fällen aber nur 3 Jahre betragen können.

Sie haben die Möglichkeit, statt einer Löschung eine Anonymisierung der Daten zu begehren. In diesem Fall wird jeglicher Personenbezug unwiederbringlich entfernt, weshalb auch die datenschutzrechtlichen Löschungsverpflichtungen entfallen, da sich kein Personenbezug wiederherstellen lässt.

 

8. Datenverarbeitung und  - weitergabe

Ihre Daten werden ausschließlich im EU bzw EWR – Raum verarbeitet. 

Die personenbezogenen Daten werden von uns nur denjenigen Stellen bzw. MitarbeiterInnen weitergegeben, die diese zur Verarbeitung für die entsprechenden Zwecke benötigen.

Gemäß den oben genannten rechtlichen Vorgaben und bestehenden internen Vorschriften können die für den jeweiligen Zweck benötigten Daten in den folgenden Fällen an andere interne und externe Stellen weitergegeben werden:

a. Vermieter

b. Dienstleister

Wir beauftragen Dienstleister mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die in dieser Datenschutzinformation beschriebenen Zwecke. Diese Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag, gemäß unseren Instruktionen und unter unserer Kontrolle im Einklang mit dieser Datenschutzinformation. Wir stellen hierbei die Einhaltung datenschutzrechtlicher Pflichten unserer Dienstleister soweit geboten vertraglich sicher (z.B. bei unseren Auftragsverarbeitern durch den Abschluss entsprechender Auftragsverarbeitervereinbarungen).

Folgende Arten von Dienstleister werden mit der Verarbeitung personenbezogener Daten möglicherweise beauftragt:

Makler

Steuerberater

Zahlungsanbieter

Finanzamt

Finanzierungsunternehmen

Versicherungen

Investoren

Energieversorger

Professionisten (Handwerker, Tischler, Installateure, Rauchfangkehrer, ...)

EDV-Dienstleister:

- Die puck immobilien app services GmbH ist für den Betrieb und die Wartung der puck app, des puck boards, der puck box sowie puck door zuständig; die casavi GmbH stellt die Netzwerk- und Rechenzentruminfrastruktur dafür zur Verfügung.

- Die Igel Software GmbH ist für den Betrieb und die Wartung der Hauverwaltungssoftware Igel samt hausinterner Oracle Datenbank zuständig

- Die Pronobis GmbH (Windream) ist für den Betrieb und die Wartung des hausinternen DMS-Servers zuständig

- Die ITdesign Software Projects & Consulting GmbH ist für den Betrieb und die Wartung der hausinternen Netzwerk- und Serverumgebung zuständig

- Die dataPad GmbH ist für den Betrieb und die Wartung der Field Services zuständig

- Die Microsoft Corporation ist für den Betrieb und die Wartung von Office 365, Cloud Lösung zuständig

 

Sämtliche Auftragsverarbeiter wurden sorgfältig ausgewählt und sorgen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erfolgt und die Wahrung der Betroffenenrechte gewährleistet ist. Den Auftragsverarbeitern ist es vor allem nicht gestattet, personenbezogene Daten für eigene Zwecke zu nutzen.

 

9. Rechte der betroffenen Person

Als betroffene Person stehen Ihnen grundsätzlich folgende Rechte zu.

Auskunftsrecht: Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden. In diesem Fall haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 Abs. 1 DSGVO genannten Informationen (wie z.B. Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten).

Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie können die Löschung der Daten verlangen, wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden. Verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund einer Einwilligungserklärung, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Das Recht auf Löschung steht Ihnen jedoch nicht zu, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach EU-Recht oder österreichischem Recht (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder andere in Art. 17 Abs 3 DSGVO genannten Ausnahmen anwendbar sind.

Weiters steht Ihnen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung zu, wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt werden.

Widerspruchsrecht: Sie können gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis einer Interessenabwägung verwenden. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht mehr verwenden, es sei denn, unsere Interessen überwiegen. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Direktmarketingzwecke, z. B. Empfang von Mailings, jederzeit ohne weitere Abwägung widersprechen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einbringen. In Österreich ist dafür die Datenschutzbehörde zuständig.

 

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40-42

1030 Wien

Telefon: +43 1 52 152-0

E-Mail: dsb@dsb.gv.at

 

Zur Ausübung Ihrer Rechte ist eine eindeutige Identifikation der betroffenen Person erforderlich. Dies ist schriftlich bzw. via E-Mail durch Beilage der Kopie des Reisepasses oder Personalausweises per Brief oder per Email an folgende Adressen möglich:

 

Santner Immobilienberatung GmbH

Hütteldorfer Straße 52

1150 Wien

pascal.locher@santner.at

 

10. Datensicherheit und Verarbeitungsgrundsätze

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen.

Wir treffen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfanges, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne von Art 32 DSGVO. Sofern die Daten von einem externen Dienstleister verarbeitet werden – durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen umgesetzt, beispielsweise durch Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln für die Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union.

 

Es werden nachstehende Maßnahmen ergriffen, um Ihre Daten zu schützen und gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung und Verbreitung durch unbefugte Personen zu sichern:

•             Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung;

•             Sicherstellung einer raschen Wiederherstellung der Verfügbarkeit von personenbezogenen Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall;

•             Implementierung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahme zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

Bitte beachten Sie, dass wir keine Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von uns verursachten bzw uns zurechenbaren Fehlern bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (zB Hackangriffe).

 

11. Ihr Ansprechpartner für Datenschutz in den Unternehmen:

Datenschutzkoordinator:

Mag. Pascal Locher

Santner Immobilienberatung GmbH

Hütteldorfer Straße 52

1150 Wien

pascal.locher@santner.at

+43 1 789 01 01 66